E ora che abbiamo la Tabella?

Se avete svolto l'esercizio che vi ho proposto nel post precedente, ora avete la vostra Tabella, la vostra Balanced Scorecard, la MyBSC.
E adesso?
Come usiamo la nostra MyBSC? A cosa serve tutto questo lavoro che ci ha portato a riflettere su noi stessi, ad uscire dalla nostra zona di comfort? Come la usiamo?
La vostra MyBSC è un formidabile strumento per eseguire una strategia, per acquisire la prospettiva.
Rifrasando quanto suggerito da David Allen, il principio fondamentale del self management è mantenere equilibrio tra controllo e prospettiva o come dice Stephen Covey tra produttività e capacità produttiva.
Questo succede per le aziende e anche per l'uomo.
Se vogliamo veramente essere capitani e comandanti della nave della nostra vita, dobbiamo saper seguire una rotta ed essere pronti anche a eseguire una rapida virata per un ostacolo che ci si presenta, un'onda che potrebbe far affondare la nostra nave. Se non abbiamo controllo, la prospettiva serve a poco, ma se non abbiamo prospettiva la nostra nave non sa dove andare e non è nemmeno in grado di sfruttare i venti favorevoli che si presentano ... diceva Seneca:

"Nessun vento è favorevole per il marinaio che non sa a quale porto vuol approdare."

La MyBSC serve a definire la rotta, ad acquisire la prospettiva. Usarla è molto semplice. Periodicamente, potrebbe essere una volta alla settimana (cosa che vi consiglio), ogni 2 settimane, ... l'importante è faro, verifichiamo il livello raggiunto nelle diverse aree, aggiorniamo il valore degli indicatori, riesaminiamo i target che ci eravamo posti in modo da capire quanto siamo distanti dall'obiettivo, rivediamo i piani che ci eravamo proposti di mettere in pratica, ci chiediamo se sono stati efficaci o se è il caso di cambiare strada e usiamo queste informazioni per capire come agire, per capire quali sono le cose importanti da fare, quali le priorità, dove concentrare le nostre energie.

Periodicamente, ogni mese (cosa che vi consiglio), ogni trimestre, ... l'importante è farlo, riesaminiamo la nostra MyBSC in maggiore profondità per chiederci se è ancora valida, se nel frattempo il nostro mondo è cambiato così tanto da rendere le variabili e gli indicatori che avevamo scelto obsoleti, e modifichiamo la nostra MyBSC di conseguenza. Raggiunti gli obiettivi possiamo porci nuovi obiettivi, nuove sfide, nuovi traguardi. 

In altri termini la nostra MyBSC ci serve a mettere in pratica un sistema di feedback, un ciclo plan-do-act-challenge in cui si valuta la situazione, si pensa ad un modo per migliorarla, si agisce di conseguenza, si valutano i risultati e si ricomincia.

Con la nostra MyBSC, attraverso il processo che vi ho appena descritto, possiamo imparare e mettere in atto una nuova abitudine: l'abitudine al rinnovamento e alla crescita personale.

Dalla Mappa alla Tabella

Se abbiamo pensato agli indicatori siamo pronti per completare la nostra MyBSC.   

In una situazione di sbilanciamento o semplicemente per migliorare le diverse aree potremmo definire una lista di obiettivi che ci piacerebbe realizzare in ciascun’area. 

Gli obiettivi vanno definiti in termini di target relativi agli indicatori. 

Un'esempio di obiettivo in termini di forma fisica potrebbe essere ad esempio raggiungere un peso di 75kg e dedicare almeno 3 ore alla settimana dedicate ad attività fisica. 

I target devono essere associati ad un tempo entro il quale ci proponiamo di raggiungerli. 

Ai nostri obiettivi dobbiamo associare sempre una data entro la quale ci proponiamo di raggiungerli altrimenti rimangono dei sogni. 

Dei diversi obiettivi ne potremmo scegliere alcuni prioritari su cui lavorare nei prossimi mesi e per ciascuno di essi studiare un piano, delle azioni per realizzarli.

Nel nostro esempio, se non lo abbiamo già fatto, un possibile piano di azione è definire un programma di attività fisica, un programma corretto di alimentazione, ecc.

In sintesi, per costruire la nostra MyBSC dobbiamo definire:

• per ciascuna variabile o aria  uno o più indicatori
• per ciascun indicatore un target e un riferimento temporale
• per ciascun indicatore un insieme di azioni o progetti che ci aiutino a muoverci verso l'obiettivo di raggiungere il target fissato

Graficamente quello che otteniamo è una tabella come questa:

My BSC
Variabile / Area	Indicatore	Valore	Target	Scadenza	Azioni
. . .
Forma fisica
. . .	Peso	80	75	data 1	Definire un piano di corretta alimentazione
. . .	Numero di ore di attività fisica  alla settimana	1	3	data 2	Definire un programma di attività fisica
. . .

L'esercizio che vi chiedo ora di fare è ripensare alle vostre aree,  agli indicatori per ciascuna area che avete definito nel corso dell'esercizio proposto nel precedente post. Pensate al valore corrente degli indicatori. Potrete poi stabilire gli obiettivi, i tempi e i piani per raggiungerli ...

Inserite queste informazioni in una tabella simile a quella che vedete qui sopra.
Ve ne siete accorti? State costruendo la Vostra MyBSC.

Misuriamo le nostre Aree di Interesse

Se abbiamo costruito la nostra Mappa Strategica come indicato nel precedente post, siamo pronti per il passo successivo: costruire la nostra MyBSC.

La MyBSC, la nostra Balanced Scorecard altro non è che una Tabella che arricchisce la nostra Mappa Strategica con ulteriori importanti informazioni.

Se vogliamo, la Mappa Strategica ci serve ad avere una visione dall'alto, a guardare la situazione delle variabili importanti, delle nostre aree di responsabilità per aiutarci a capire come sono collegate, se sono bilanciate e se c'è qualche aspetto della nostra vita che richiede subito la nostra attenzione.

Alle aree vanno tuttavia associate degli indicatori, delle misure che nel modo più chiaro possibile ci facciano capire la situazione dell'area in esame. 

Facciamo un'esempio. Supponiamo che una delle aree che richiedono la nostra attenzione sia la forma fisica. Se non stiamo bene fisicamente, difficilmente riusciamo ad essere sereni, lucidi, efficaci, spensierati.

Ricordate la piramide di Maslow? 

E' chiaro che mantenere una buona forma fisica è un aspetto importante della nostra vita.

Ma come misuriamo la nostra forma fisica? 

La misura, l'indicatore che dobbiamo scegliere deve essere semplice da calcolare, affidabile. Dobbiamo poi essere in grado di misurare in modo completo lo stato dell'area che ci interessa. Chiaramente per ciascun'area si possono definire più indicatori. Ma più indicatori abbiamo più si complica il meccanismo.

Come facciamo ad esempio se due indicatori forniscono misure che si contraddicono?

Ritornando all'esempio precedente il nostro peso potrebbe essere in generale un buon indicatore per misurare la nostra forma fisica.  Potrei scegliere anche indicatori più sofisticati come l'indice di massa corporea. Potrei scegliere misure indirette come il numero di ore che ogni settimana dedico a mantenermi in forma. 

Non esiste la misura perfetta, ognuno di noi però se sufficientemente motivato saprà facilmente scegliere l'indicatore o gli indicatori che fanno al caso suo.

Nel nostro caso, peso e numero di ore alla settimana dedicate ad attività fisica rappresentano una buona scelta. Catturano due importanti aspetti dell'area di interesse che vanno nella stessa direzione.

Le misure e gli indicatori che scegliamo possono essere sia quantitative (75kg) che qualitative o linguistiche (basso, medio, alto). Potrebbero anche essere di tipo percentuale (80%) a significare il livello che abbiamo raggiunto in quell'area. 

La mia preferenza va in ordine alle quantitative per poi passare alle qualitative ed alle percentuali. 

Spesso infatti noi siamo portati a raccontarci le cose che vogliamo sentirci dire. Nelle misure qualitative ed in quelle percentuali, c'è il rischio di non essere oggettivi. 

In certi casi, tuttavia non ci sono misure quantitative facilmente disponibili e non ci resta altro che ripiegare su indicatori qualitativi o percentuali.    

Ormai lo avrete già capito. Come esercizio vi chiederò di pensare a degli indicatori. Dei modi per misurare i fattori critici del vostro successo. Arrivederci al prossimo post.

La Nostra Mappa Strategica

Se abbiamo completato gli esercizi proposti nei precedenti post, a questo punto dovremmo avere ben chiari:

• un sistema di valori, 
• una mission, 
• una vision, 
• alcuni obiettivi che concretizzano la nostra vision.

Non sarà allora difficile pensare ad un elenco di aree in cui siamo coinvolti e in cui si articola la nostra Vita. Si tratta di un insieme di categorie focalizzate (più o meno una dozzina) in cui siamo coinvolti con attenzione per mantenere un livello di qualità adeguato.

Per individuare queste aree, queste variabili, questi fattori critici con cui possiamo misurare il successo della nostra vita basta farsi la domanda: che cosa devo mantenere in efficienza? 

Alcune di queste aree emergeranno a livello professionale, altre a livello personale.

Possono essere raggruppate in prospettive nella misura in cui questo ci aiuta a determinarle, e a ragionarci su, ma la cosa importante è che siamo in grado di individuarle.

Sono i diversi cappelli che dobbiamo indossare: le relazioni con la famiglia, il ruolo genitoriale, le finanze, la carriera, la spiritualità. 

Per vivere pienamente dobbiamo mantenere ciascuna di queste aree ad uno standard predeterminato.

Possiamo chiederci: Come sta andando quest’area? Viene gestito tutto quanto deve essere gestito?

Se abbiamo la sensazione di doverle riequilibrare, di essere un po’ fermi mentalmente può aver senso riesaminarle con attenzione.

L’impegno in queste aree ci stimolerà ad attivare progetti, piani di attività e ad agire.

Ad esempio, se tra le nostre aree individuiamo la salute e l'esercizio fisico, un progetto potrebbe consistere nel fissare una routine di esercizio fisico.

Queste aree, queste variabili, questi fattori non sono indipendenti. 

Spesso il miglioramento in un’area nella nostra vita influenza positivamente anche altre aree e viceversa: le diverse aree sono collegate. Rappresentando le diverse aree in un diagramma, dove le aree rappresentano dei nodi e i legami tra le aree degli archi otteniamo quella che può essere considerata la Mappa Strategica della nostra vita.

Le diverse aree devono essere mantenute a livelli accettabili ma anche essere bilanciate, in equilibrio, in armonia tra loro. Se diamo un voto che rappresentiamo in una scala da 1 a 10 ad aree come il lavoro, le nostre finanze, la salute e il nostro fisico, la nostra mente e lo spirito, le emozioni, l’amicizia, la famiglia, il rapporto di coppia e rappresentiamo i risultati in un diagramma radar, come dice Robbins, siamo sperimentalmente felici se il risultato si avvicina ad un cerchio.

L'esercizio che vi chiedo ora di fare è pensare alle vostre aree e disegnate la vostra Mappa Strategica collegando un'area all'altra se cambiamenti nella prima influenzano i risultati nella seconda.

Stabiliamo i nostri obiettivi

Se avete fatto gli esercizi proposti negli ultimi post ... li avete fatti vero? ... a questo punto dovremmo essere pronti per il passo successivo. Abbiamo infatti chiarito i nostri valori, la nostra mission e la nostra vision e siamo ora pronti a definire una lista di obiettivi concreti, in un orizzonte di tempo che potrebbe andare fino a uno, due anni, che ci aiutino a muoverci concretamente verso la realizzazione della nostra vision e il compimento della nostra mission nel rispetto dei nostri valori di riferimento.

Semplice vero? In teoria si, ma in pratica questo è un punto che trova notevoli resistenze. Per definire i nostri obiettivi dobbiamo infatti uscire in qualche modo da quella che Robbins chiama la nostra "zona di comfort". Porsi un obiettivo significa anche prendere in considerazione la possibilità di non raggiungerlo e quindi di fallire. Se abbiamo dei dubbi sulle nostre capacità, cercheremo naturalmente di resistere a questa fase. 

Ciononostante, la definizione degli obiettivi è di fondamentale importanza. Senza obiettivi, non abbiamo rotta. Senza obiettivi ci mancano i criteri più importanti per decidere priorità e azioni e siamo in balia di quello che ci capita giorno dopo giorno. 

Ma cos'è in concreto un obiettivo? Un obiettivo è un sogno con una scadenza. E’ diverso uscire con l’obiettivo di comprare qualcosa e uscire per andare a fare un giro per le vetrine. Non che la seconda operazione vada evitata ma è evidente la differenza tra i due modi di agire. Se ritorno da un giro per le vetrine, molto probabilmente avrò acquistato qualcosa che probabilmente non mi serviva.

Gli obiettivi che ci poniamo devono essere S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) ossia specifici, misurabili, raggiungibili, realistici, con un riferimento temporale, in linea con i nostri valori di riferimento e immaginabili (per sfruttare il potere della visualizzazione).

Gli obiettivi che ci fissiamo devono essere rigidi anche se conviene adottare approccio flessibile: è infatti difficile che non ci siano imprevisti specialmente se gli obiettivi sono sfidanti.

Utilizzeremo gli obiettivi nella costruzione della nostra MyBSC. Gli obiettivi rappresenteranno in concreto la guida per definire i nostri fattori critici di successo e poi i nostri indicatori (gli obiettivi devono essere misurabili). 

In attesa del prossimo post vi chiedo di pensare ai vostri obiettivi. Di scriverli se possibile in una lista e di conservare questo materiale per i prossimi passi. Per poter fare questo esercizio in modo efficace devo trovare il momento giusto. Se un'azienda è in un momento di crisi di liquidità, difficilmente potrà ragionare in termini strategici sugli obiettivi, visto che tutte le risorse saranno impegnate a sopravvivere. Lo stesso vale per noi. Dobbiamo trovare un momento di serenità, altrimenti l'esercizio sarà artificioso e sterile. Se siamo sufficientemente motivati il momento verrà, fidatevi. 

Dalla Mission alla Vision

Come vi sarete accorti iniziamo ad entrare nel vivo del metodo per costuire la vostra MyBSC.
A proposito. Avete fatto l'esercizio proposto nel post precedente?
Avete definito la vostra mission?

Per capire quale sia il significato della vostra mission pensate alla metafora del mosaico o di una struttura complessa (come un ponte, un palazzo di cristallo). Ciascuno di noi è una tessera del mosaico, un componente della struttura. Definire la nostra mission significa capire qual'è la nostra forma e trovare la giusta posizione nel mosaico. Se una tessera non è ben posizionata, se una vite non è ben fissata, l'intero mosaico, l'intera struttura non funziona bene e barcolla.

Come per un'azienda, definita la nostra mission dobbiamo definire la nostra vision.  La vision è la mission trasformata in qualcosa che posso vedere: è ormai noto il potere della visualizzazione e tutti i coach più famosi ne fanno un grande uso.
In pratica dobbiamo vederci mentre viviamo e realizziamo la nostra mission in un arco di 5, 10, 15 … anni.
La vision serve a far funzionare il nostro SAR (Sistema di Attivazione Reticolare), quel sistema che mette in funzione quella macchina incredibile che è il nostro cervello e lo fa funzionare a nostro vantaggio.
Anche in questo post vi chiederò di fare l'esercizio di definire la vostra vision. Mi raccomando visualizzate e se possibile disegnate, scrivete, importante che facciate l'esercizio seriamente.